Vệ sinh phòng server: phạm vi an toàn và cách phối hợp với IT

Phòng server là khu vực nhỏ nhất nhưng đắt nhất trong nhiều văn phòng. Điều hòa chạy liên tục, quạt thiết bị hút khí cả ngày, nên bụi từ hành lang, giày dép và thùng carton theo không khí đi thẳng vào khe tản nhiệt. Vệ sinh phòng server vì vậy không phải việc “lau thêm một phòng”, mà là công việc có ranh giới rõ, làm theo lịch của bộ phận IT và có người giám sát. Bài viết dành cho trưởng IT, quản trị hành chính và ban quản lý tòa nhà muốn đưa vệ sinh phòng server vào kế hoạch mà không tạo thêm rủi ro. Nội dung gồm phạm vi được làm và không được làm, dụng cụ phù hợp, cách phối hợp với IT và một checklist 12 mục. Phần vệ sinh các khu làm việc còn lại thuộc gói dịch vụ vệ sinh văn phòng của Nano Clean.

Vì sao bụi là rủi ro thật với phòng server?

Thiết bị trong tủ rack tự làm mát bằng cách hút khí ở mặt trước và đẩy khí nóng ra mặt sau. Bụi đi theo luồng khí đó, bám lên lưới lọc, cánh quạt và tấm tản nhiệt, khiến thiết bị phải chạy quạt mạnh hơn. Về lâu dài, lớp bụi dày làm giảm hiệu quả tản nhiệt và tăng tải cho hệ thống điều hòa. Bụi trong phòng máy thường không sinh ra tại chỗ, mà đến từ những gì đi vào phòng. Các nguồn phổ biến là:

• Giày dép và xe đẩy: mang cát, bụi đường từ sảnh và hầm xe vào sàn.
• Thùng carton, xốp đóng gói: bóc thiết bị mới ngay trong phòng là nguồn bụi giấy và sợi xơ lớn nhất.
• Cửa mở lâu: khi cửa bị chèn để chuyển đồ, khí từ hành lang tràn vào cùng bụi.

Vì nguồn bụi nằm chủ yếu ở sàn và lối vào, phần lớn hiệu quả của vệ sinh phòng server đến từ sàn, cửa và thói quen ra vào. Đây cũng là phần đội vệ sinh làm được an toàn, còn bên trong thiết bị thuộc trách nhiệm của IT hoặc nhà cung cấp phần cứng.

Ranh giới phạm vi khi vệ sinh phòng server

Nguyên tắc chung: đội vệ sinh làm sạch bề mặt của căn phòng, IT chịu trách nhiệm mọi thứ có điện và có dữ liệu. Ranh giới của việc vệ sinh phòng server cần được viết thành văn bản trước buổi làm đầu tiên, để nhân viên không phải tự phán đoán tại chỗ.

Hạng mục	Đội vệ sinh được làm	Không được làm
Sàn thường, sàn epoxy, sàn vinyl	Hút bụi, lau ẩm bằng khăn vắt kiệt khi IT đồng ý	Xô nước, cây lau ướt, máy chà sàn, sáp đánh bóng
Sàn nâng	Hút bụi, lau mặt trên tấm sàn và khe giữa các tấm	Nhấc tấm sàn, làm sạch khoang dưới sàn nâng
Vách, cửa, tay nắm	Lau khô hoặc lau ẩm vắt kiệt, làm sạch dấu tay	Xịt dung dịch trực tiếp lên bề mặt
Mặt ngoài tủ rack	Lau bụi mặt ngoài cửa tủ, nóc tủ khi IT cho phép và có mặt	Mở cửa tủ, chạm thiết bị, chạm hoặc gom cáp
Thiết bị điện, UPS, tủ điện	Không làm	Lau, hút bụi, di chuyển, rút hoặc cắm điện
Đầu báo khói, hệ thống chữa cháy	Không làm	Chạm đầu báo, nút xả khí, bình và đường ống

Khoang dưới sàn nâng chứa cáp điện, cáp mạng và đôi khi là đường cấp khí lạnh, nên việc làm sạch khoang này thuộc kế hoạch kỹ thuật của IT hoặc đơn vị cơ điện. Nano Clean không nhấc tấm sàn và không can thiệp phần điện.

Những việc không được làm trong phòng máy

• Không mở cửa tủ rack, không chạm thiết bị, không kéo hoặc buộc lại cáp.
• Không dùng bình xịt nước, xịt hóa chất hay khăn ướt có thể nhỏ giọt.
• Không cắm máy hút bụi vào ổ trong tủ rack hay ổ của UPS. Chỉ dùng ổ điện tiện ích do IT chỉ định.
• Không quét chổi, không phủi bằng chổi lông. Bụi bay lên sẽ bị thiết bị hút vào và có thể kích hoạt đầu báo khói nhạy.
• Không mang thùng carton, túi rác giấy vào phòng, không chèn cửa mở suốt buổi làm.

Dụng cụ phù hợp cho vệ sinh phòng máy chủ

Dụng cụ cho vệ sinh phòng máy chủ khác bộ dụng cụ của ca tạp vụ thường ngày. Tiêu chí chọn là giữ bụi lại thay vì thổi bụi đi, không để lại xơ vải và hạn chế phát sinh tĩnh điện.

• Máy hút bụi có bộ lọc mịn: loại có lọc HEPA hoặc tương đương giữ bụi mịn trong máy, không xả ngược ra phòng. Thân máy nhỏ, ống hút mềm giúp đi được giữa các dãy tủ.
• Khăn microfiber không xơ: dùng riêng cho phòng server, giặt riêng, không dùng chung với khăn WC hay pantry.
• Nước sạch hoặc dung dịch trung tính pha loãng: thấm vào khăn và vắt kiệt bên ngoài phòng, không mang bình xịt vào.
• Trang phục hạn chế tĩnh điện: tránh áo len, vải lông. Nếu phòng máy yêu cầu bọc giày hoặc giày riêng, đội vệ sinh tuân theo.

Vòng đeo tay chống tĩnh điện là dụng cụ của kỹ thuật viên khi chạm linh kiện. Khi vệ sinh phòng server, đội vệ sinh không chạm linh kiện, nên điều quan trọng hơn là không mang vật liệu dễ tích điện vào và không dùng thiết bị thổi khí.

Quy trình phối hợp với IT khi vệ sinh phòng server

Một buổi vệ sinh phòng server chỉ an toàn khi IT biết ai vào phòng, vào lúc nào và làm gì. Quy trình dưới đây theo khung chung của Nano Clean: tiếp nhận, khảo sát, lập kế hoạch, thực hiện có giám sát, nghiệm thu.

• Khảo sát cùng IT: ghi lại loại sàn, ổ điện tiện ích, khu vực cấm, quy định ra vào và vị trí đầu báo khói.
• Chốt phạm vi bằng văn bản: hạng mục được làm, hạng mục loại trừ, dụng cụ được phép mang vào, đi kèm kế hoạch và báo giá.
• Chọn khung giờ: tránh giờ sao lưu dữ liệu, giờ bảo trì và các đợt triển khai. IT chọn ngày, đội vệ sinh xếp nhân sự theo.
• Người giám sát của IT có mặt: mở cửa, ở trong phòng suốt buổi, xác nhận từng lần chạm tới mặt ngoài tủ rack.
• Ghi nhật ký ra vào: tên nhân viên, giờ vào, giờ ra, việc đã làm, chữ ký người giám sát.
• Nghiệm thu, bàn giao: IT kiểm tra sàn, cửa, mặt ngoài tủ, xác nhận không có vật dụng bị bỏ lại và cửa đã khóa.

Nên cố định một đến hai nhân viên vệ sinh phòng server thay vì luân phiên, vì người đã được hướng dẫn sẽ nhớ ổ điện nào được dùng và IT cũng dễ cấp quyền ra vào hơn. Nếu văn phòng đang dùng nhân sự cung cấp tạp vụ văn phòng, có thể giao phần này cho một tạp vụ cố định sau khi IT đào tạo.

Tần suất vệ sinh phòng server gợi ý

Tần suất phụ thuộc lượng người ra vào, mức bụi của tòa nhà và chính sách của IT. Bảng dưới đây là mức khởi điểm cho phòng máy cỡ nhỏ và vừa, điều chỉnh sau một đến hai tháng.

Hạng mục	Tần suất gợi ý	Ghi chú
Hút bụi sàn, mặt sàn nâng, lối vào	Hằng tuần	Tăng lên khi có đợt lắp đặt hoặc thi công gần đó
Lau cửa, tay nắm, vách	Hằng tuần	Lau khô hoặc ẩm vắt kiệt
Mặt ngoài cửa tủ rack, nóc tủ	Hằng tháng	Chỉ khi IT cho phép và có mặt
Làm sạch sâu toàn phòng (vách cao, mặt ngoài miệng gió, khung đèn)	Theo quý hoặc trước đợt bảo trì	Lập kế hoạch riêng với IT
Sau mỗi đợt lắp thiết bị, đi cáp	Ngay sau khi IT hoàn tất	Gom vỏ hộp, xốp, dây buộc ra khỏi phòng

Khi văn phòng vừa cải tạo hoặc chuyển trụ sở, nên làm một đợt tổng vệ sinh văn phòng cho các khu xung quanh trước, rồi mới vệ sinh phòng server. Làm ngược lại thì bụi từ hành lang và khu làm việc sẽ quay lại phòng máy chỉ sau vài ngày.

Checklist 12 mục cho mỗi buổi vệ sinh phòng server

Checklist nên được in, treo cạnh sổ nhật ký và người giám sát tích từng mục. Danh sách gom cả chuẩn bị, thực hiện và bàn giao, để việc vệ sinh khu thiết bị IT văn phòng diễn ra giống nhau ở mọi buổi.

• Lịch đã được IT xác nhận, người giám sát có mặt.
• Nhân viên ký nhật ký vào, ghi rõ giờ.
• Trang phục, bọc giày đúng quy định phòng máy.
• Dụng cụ đúng danh sách được duyệt, không bình xịt, không thùng carton.
• Máy hút bụi cắm vào ổ tiện ích do IT chỉ định.
• Hút bụi sàn và mặt sàn nâng theo thứ tự từ trong ra cửa.
• Hút khe giữa các tấm sàn nâng và chân tường, không nhấc tấm sàn.
• Lau cửa, tay nắm, vách bằng khăn microfiber khô hoặc vắt kiệt.
• Lau mặt ngoài tủ rack chỉ khi IT cho phép trong buổi đó.
• Không còn khăn, dụng cụ, rác bị bỏ lại trong phòng.
• IT xác nhận không có cảnh báo bất thường trên hệ thống.
• Ký nhật ký ra, khóa cửa và bàn giao cho IT.

Mục thứ 11 hay bị bỏ qua nhưng quan trọng nhất. IT kiểm tra màn hình giám sát trước khi ký là bằng chứng phòng máy được bàn giao trong trạng thái bình thường.

Nano Clean nhận vệ sinh phòng server như thế nào?

• Khảo sát cùng IT trước khi báo giá: phạm vi, hạng mục loại trừ và dụng cụ được duyệt ghi rõ trong kế hoạch.
• Quy trình có kiểm soát: vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001, có kế hoạch, giám sát tại chỗ, nhật ký và biên bản nghiệm thu để IT đối chiếu.
• Ranh giới rõ ràng: chỉ làm sạch bề mặt phòng và mặt ngoài thiết bị khi được cho phép, làm ngoài giờ hoặc theo lịch bảo trì của IT.
• Khu vực phục vụ: TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An và các khu công nghiệp lân cận.

Vệ sinh phòng server làm đúng cách là việc nhỏ, đều đặn và có kỷ luật: ít bụi đi vào, bụi trên sàn được hút sạch, mọi lần ra vào đều có dấu vết. Khi ranh giới với IT được chốt từ đầu, phòng máy luôn sạch mà không ai phải lo cho thiết bị. Gọi 0927 770 770 để Nano Clean khảo sát và gửi kế hoạch vệ sinh phòng server kèm báo giá.