Định biên tạp vụ văn phòng: 6 yếu tố để tính số người phù hợp

Một văn phòng vài trăm mét vuông có thể chỉ cần một người, nhưng cũng có thể cần hai người chia ca nếu có nhiều WC, pantry đông người và phòng họp dùng liên tục. Định biên tạp vụ văn phòng vì vậy không nên tính theo cảm giác hay theo diện tích đơn thuần. Cách chắc chắn hơn là liệt kê khối lượng việc trong ngày, quy đổi ra thời gian rồi mới ra số người. Bài viết hướng dẫn hành chính và office manager cách tự ước tính số người trước khi làm việc với nhà cung cấp: 6 yếu tố cần đo, cách quy đổi ra số người, cách chia ca và dấu hiệu thiếu hoặc thừa người. Khi cần một đơn vị khảo sát và bố trí nhân sự theo ca, có thể tham khảo dịch vụ vệ sinh văn phòng của Nano Clean.

Định biên tạp vụ văn phòng bắt đầu từ khối lượng việc

Điều hành chính hay hỏi đầu tiên là cần bao nhiêu nhân viên vệ sinh văn phòng cho một mặt bằng cụ thể. Nếu chỉ chia diện tích cho một con số cố định, kết quả dễ sai, vì một tầng mở ít người và một tầng nhiều phòng nhỏ, nhiều WC có khối lượng việc rất khác nhau. Diện tích chỉ là một trong nhiều yếu tố. Khối lượng việc được tính bằng số lần phải làm mỗi hạng mục trong ngày nhân với thời gian cho mỗi lần. Khi có tổng số phút, hành chính so với thời gian làm việc hiệu quả của một ca để ra số người. Cách tính này cũng giúp hai bên trao đổi trên cùng dữ liệu, thay vì tranh luận “một người có đủ không”.

6 yếu tố cần đo khi định biên tạp vụ văn phòng

Sáu yếu tố dưới đây quyết định phần lớn khối lượng việc, và vì thế quyết định định biên tạp vụ văn phòng. Hành chính nên ghi lại từng yếu tố trong một buổi đi khảo sát mặt bằng trước khi ước tính số người.

• Diện tích và loại sàn: phần diện tích thật sự cần làm sạch, tách khu làm việc, hành lang, sảnh. Thảm cần hút bụi, sàn gạch cần lau ẩm, hai loại tốn thời gian khác nhau.
• Số người làm việc: số người quyết định lượng rác, lượng ly cần rửa và số lượt sử dụng WC, pantry mỗi ngày.
• Số WC: mỗi khu WC cần được kiểm tra và làm sạch nhiều lượt trong ngày, đây thường là hạng mục chiếm nhiều thời gian nhất.
• Pantry và khu ăn uống: văn phòng có nhiều người ăn trưa tại chỗ cần thêm lượt dọn sau giờ trưa.
• Phòng họp: số phòng và số cuộc họp mỗi ngày quyết định số lượt dọn bàn, đổ rác, thay nước.
• Tần suất yêu cầu và giờ hoạt động: văn phòng làm thứ Bảy, làm ca tối hay có khách đến thường xuyên cần nhiều giờ trực hơn.

Ngoài sáu yếu tố trên, cần ghi thêm các việc phát sinh như phục vụ trà nước cho khách, dọn sau sự kiện nội bộ hay hỗ trợ chuyển đồ. Những việc này không đều nhưng chiếm thời gian thật, nếu bỏ qua thì định biên tạp vụ văn phòng sẽ luôn thiếu.

Cách quy đổi khối lượng việc thành số tạp vụ văn phòng

Bảng dưới đây là ví dụ minh họa cho một văn phòng giả định khoảng 500 m², 50 người, 4 khu WC, 1 pantry và 3 phòng họp. Các con số thời gian chỉ để minh họa cách tính định biên tạp vụ văn phòng, không phải định mức, vì thời gian thật phụ thuộc vào mặt bằng, vật liệu và mức độ sử dụng.

Hạng mục (minh họa)	Số lần mỗi ngày	Phút mỗi lần (giả định)	Tổng phút
Lau sàn khu làm việc và hành lang	1	90	90
Đổ rác, thay túi toàn văn phòng	2	20	40
Lau bàn chung, tay nắm, công tắc	1	40	40
Kiểm tra và làm sạch 4 khu WC	5 lượt mỗi khu	8	160
Pantry: bồn rửa, bàn ăn, rửa ly	3	20	60
Dọn phòng họp sau mỗi cuộc họp	6	10	60
Lau kính cửa, vách kính tầm thấp	1	30	30
Tổng			480

Một ca 8 giờ không có đủ 480 phút làm việc trực tiếp, vì còn thời gian nghỉ, di chuyển giữa các khu, pha hóa chất và giặt khăn. Nếu giả định thời gian hiệu quả khoảng 6,5 giờ, tức 390 phút, thì khối lượng trong ví dụ vượt khả năng của một người. Khi đó hành chính có hai lựa chọn: một người toàn thời gian cộng một người bán thời gian vào giờ cao điểm, hoặc hai người chia ca sáng và ca chiều. Điểm quan trọng của cách tính là thấy rõ hạng mục nào chiếm nhiều thời gian nhất. Trong ví dụ, WC chiếm một phần ba tổng thời gian, nên chỉ cần giảm hoặc tăng số lượt kiểm tra WC là định biên tạp vụ văn phòng đã thay đổi đáng kể.

Chia ca sáng, ca chiều và bán thời gian

Cùng một định biên tạp vụ văn phòng, cách chia ca quyết định văn phòng có sạch đều trong ngày hay không. Bảng chia ca nên bám theo nhịp sử dụng của văn phòng, không chỉ theo giờ hành chính.

• Ca sáng trước giờ làm: lau sàn, đổ rác, làm sạch WC và pantry khi chưa có người, để đầu giờ văn phòng đã sẵn sàng.
• Ca chiều: dọn pantry sau giờ trưa, kiểm tra WC, dọn phòng họp và chuẩn bị cho ngày hôm sau.
• Bán thời gian giờ cao điểm: bổ sung một người vào khung trưa hoặc khung có nhiều cuộc họp, thay vì thuê thêm một người toàn thời gian.
• Ngoài giờ hoặc cuối tuần: các việc cần máy hoặc làm ướt diện rộng như chà sàn, giặt thảm, làm khi văn phòng vắng người.

Khi nào nên thuê theo giờ thay vì toàn thời gian?

Kết quả định biên tạp vụ văn phòng đôi khi cho thấy không cần người trực cả ngày. Thuê theo giờ phù hợp khi tổng khối lượng việc chỉ khoảng nửa ca hoặc ít hơn, và có thể dồn vào một khung giờ cố định.

• Văn phòng nhỏ, ít người: một lượt làm sạch đầu ngày hoặc cuối ngày là đủ duy trì.
• Văn phòng ít người ngồi cố định: nhân viên làm việc linh hoạt, mặt bằng chỉ đông vào vài ngày trong tuần.
• Việc theo đợt: dọn sau sự kiện, sau chuyển chỗ ngồi hay trước buổi đón khách quan trọng.

Đổi lại, thuê theo giờ không có người trực khi phát sinh sự cố giữa ngày như đổ nước, WC hết giấy hay khách đến bất ngờ. Với các đợt làm sạch theo ngày, Nano Clean có nhân công vệ sinh theo ngày gồm máy hút bụi và dụng cụ, giá tham khảo 500.000 – 700.000 đ/người, báo giá chính xác sau khảo sát.

Dấu hiệu định biên tạp vụ văn phòng đang thiếu hoặc thừa

Dấu hiệu thiếu người

• WC thường hết giấy, hết xà phòng hoặc có mùi vào giữa buổi chiều.
• Pantry sau giờ trưa đến cuối ngày mới được dọn.
• Các việc tuần như lau kính, lau chân tường liên tục bị dời.
• Tạp vụ phải bỏ bớt hạng mục mỗi khi có việc phát sinh.

Dấu hiệu thừa người

• Checklist luôn hoàn thành sớm và có nhiều khoảng trống không có việc.
• Hai người làm trùng hạng mục trong cùng khung giờ.
• Khối lượng chỉ cao vào một khung ngắn, các giờ còn lại gần như không có việc.

Khi thấy dấu hiệu thừa, giải pháp thường không phải là cắt ngay một người, mà là chuyển một vị trí sang bán thời gian hoặc giao thêm việc định kỳ cho ca có khoảng trống. Định biên tạp vụ văn phòng nên được rà lại khi văn phòng tăng người, mở rộng mặt bằng hoặc thay đổi giờ làm.

Chi phí theo số lượng tạp vụ văn phòng

Sau khi chốt số lượng tạp vụ văn phòng, hành chính có thể ước tính ngân sách tháng theo đơn giá dưới đây. Đây là giá tham khảo Nano Clean đang công bố, báo giá chính xác sau khảo sát, chưa gồm VAT.

Số nhân viên	Đơn giá tham khảo mỗi nhân viên
1 – 3 người	7.200.000 – 7.500.000 đ/tháng
Từ 4 người	7.000.000 – 7.300.000 đ/tháng
Nhân công vệ sinh theo ngày (gồm máy hút bụi, dụng cụ)	500.000 – 700.000 đ/người

Thông tin về hình thức cung cấp tạp vụ văn phòng theo tháng được trình bày tại trang riêng. Bảng giá đầy đủ cho các gói khác xem tại báo giá vệ sinh văn phòng. Định biên đã chốt nên được ghi vào phụ lục hợp đồng cùng lịch ca và danh mục công việc từng vị trí. Nano Clean vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001, nên quy trình làm việc, giám sát và nghiệm thu được thể hiện bằng văn bản để hai bên cùng đối chiếu. Định biên tạp vụ văn phòng đúng giúp văn phòng sạch đều trong ngày mà không trả tiền cho giờ trống. Nano Clean phục vụ văn phòng tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai và Long An. Gọi 0927 770 770 để được khảo sát mặt bằng và đề xuất định biên tạp vụ văn phòng kèm lịch ca phù hợp.