Hợp đồng vệ sinh tòa nhà: 12 điều khoản ban quản lý nên có trước khi ký

Phần lớn tranh chấp giữa ban quản lý (BQL) và đơn vị vệ sinh không bắt nguồn từ việc làm chưa sạch, mà từ việc hai bên hiểu khác nhau về cái gọi là “sạch”. Một hợp đồng vệ sinh tòa nhà được soạn kỹ sẽ biến những kỳ vọng đó thành điều khoản đo được: làm gì, bao nhiêu lần, bao nhiêu người, kiểm tra thế nào và xử lý ra sao khi không đạt. Bài viết này đi qua 12 điều khoản nên có và những lỗi hay gặp khi ký. Nội dung dưới đây là kinh nghiệm vận hành từ phía đơn vị cung cấp, áp dụng cho hợp đồng duy trì theo tháng. Mô tả dịch vụ và phạm vi công việc thường gặp có tại trang dịch vụ vệ sinh tòa nhà.

Hợp đồng vệ sinh tòa nhà khác gì hợp đồng vệ sinh văn phòng?

Văn phòng thường có một chủ thể sử dụng và một đầu mối nghiệm thu. Tòa nhà thì khác: khu vực chung phục vụ nhiều khách thuê hoặc cư dân, vận hành nhiều khung giờ, có nhiều nhà thầu cùng làm việc. BQL còn phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư hoặc ban quản trị về chi phí và chất lượng. Vì vậy hợp đồng vệ sinh tòa nhà cần chi tiết hơn ở ba điểm: phạm vi theo khu vực, chỉ số đo chất lượng và cơ chế xử lý khi không đạt. Thiếu ba điểm này, hợp đồng chỉ còn là thỏa thuận cung cấp người.

12 điều khoản cần có trong hợp đồng vệ sinh tòa nhà

Phạm vi công việc và hạng mục loại trừ

Liệt kê theo khu vực: sảnh, thang máy, hành lang, nhà vệ sinh công cộng, hầm xe, khu rác, sân ngoại vi. Quan trọng không kém là danh sách loại trừ, ví dụ kính mặt ngoài tầng cao, bên trong phòng kỹ thuật, tủ điện, diệt côn trùng. Hạng mục không ghi rõ sẽ là nguồn phát sinh tranh cãi đầu tiên.

Tần suất theo khu vực

Trong hợp đồng vệ sinh tòa nhà, phần này nên đưa thành phụ lục dạng bảng: việc nào làm theo vòng trong ngày, việc nào hằng tuần, việc nào hằng tháng. Các việc như chà sàn hầm bằng máy, làm trần sảnh nên ghi riêng là hạng mục định kỳ hoặc thuộc đợt tổng vệ sinh, tránh nhập nhằng với việc hằng ngày.

Định biên và ca làm việc

Ghi số người theo từng ca, giờ bắt đầu và kết thúc, lịch trực ngày lễ, Chủ nhật. Nếu tòa nhà cần đội thường trực, xem thêm cách tính định biên và chia tuyến trong dịch vụ cung cấp lao công tòa nhà.

KPI và SLA vệ sinh tòa nhà

SLA vệ sinh tòa nhà là cam kết mức dịch vụ có thể đo, thay cho các cụm từ chung chung như “đảm bảo sạch sẽ”. Giá trị cụ thể của từng chỉ số do hai bên thống nhất theo đặc thù tòa nhà.

Chỉ số	Cách đo	Nguồn dữ liệu
Tỷ lệ đạt checklist	Số mục đạt trên tổng số mục kiểm tra	Phiếu kiểm tra của BQL và giám sát
Thời gian phản hồi sự cố	Từ lúc BQL báo đến lúc có người có mặt	Nhật ký liên lạc, bộ đàm, nhóm tin nhắn
Thời gian khắc phục phản ánh	Từ lúc ghi nhận đến lúc xác nhận xử lý xong	Sổ phản ánh, ảnh trước và sau
Tỷ lệ đủ quân số	Số công thực tế trên số công theo hợp đồng	Bảng chấm công đối chiếu với BQL
Số phản ánh lặp lại	Cùng một lỗi ở cùng khu vực trong một kỳ	Tổng hợp phản ánh hằng tháng

Cơ chế phạt và khắc phục

Nên tách hai bước: khắc phục trước, phạt sau. Lỗi được ghi biên bản, đơn vị vệ sinh có thời hạn khắc phục; chỉ khi không khắc phục đúng hạn hoặc lỗi lặp lại mới áp dụng giảm trừ. Mức giảm trừ nên gắn với chỉ số SLA, ví dụ thiếu công thì trừ theo công, thay vì phạt một khoản cố định khó giải thích.

Vật tư tiêu hao

Giấy vệ sinh, xà phòng rửa tay, túi rác, nước thơm thường chiếm một phần đáng kể chi phí. Hợp đồng cần ghi rõ bên nào cấp, nếu đơn vị vệ sinh cấp thì tính trọn gói hay theo thực tế sử dụng, và cách đối chiếu số lượng hằng tháng.

Hóa chất và máy móc

Ghi danh mục hóa chất dùng cho từng loại bề mặt, yêu cầu có nhãn và phiếu an toàn hóa chất. Máy móc đặt tại tòa nhà như máy chà sàn, máy hút bụi công nghiệp cần ghi số lượng, trách nhiệm bảo trì và nơi cất giữ.

Bảo hiểm và trách nhiệm bồi thường

Đơn vị cung cấp chịu trách nhiệm về bảo hiểm và chế độ cho người lao động của mình. Hợp đồng nên quy định cách xử lý khi xảy ra hư hỏng tài sản do lỗi thao tác, ví dụ dùng sai hóa chất làm mờ sàn đá, gồm quy trình lập biên bản và xác định trách nhiệm.

An toàn lao động và nội quy

Ghi nghĩa vụ tuân thủ nội quy tòa nhà, quy định phòng cháy chữa cháy, biển báo sàn ướt. Các việc có rủi ro cao như làm việc trên cao hay vào không gian kín cần quy định rõ: chỉ thực hiện khi có phương án an toàn và giấy phép làm việc của chủ đầu tư.

Thay người và nhân sự chủ chốt

Quy định thời hạn có người thay khi nghỉ đột xuất và quyền của BQL được đề nghị đổi nhân viên không phù hợp. Nên thêm nghĩa vụ báo trước khi đơn vị thay tổ trưởng hoặc giám sát phụ trách tòa nhà, vì đây là những người nắm rõ đặc thù vận hành.

Thanh toán và điều chỉnh giá

Điều khoản thanh toán của hợp đồng vệ sinh tòa nhà ghi kỳ thanh toán, hồ sơ đi kèm (bảng chấm công, biên bản nghiệm thu tháng), cách tính thuế. Nên có điều khoản điều chỉnh giá khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi hoặc khi phạm vi tăng giảm, kèm cách lập phụ lục.

Thời hạn, chấm dứt và bàn giao

Ghi thời hạn hợp đồng, điều kiện gia hạn, thời gian báo trước khi chấm dứt và các trường hợp được chấm dứt sớm. Thêm nghĩa vụ bàn giao khi kết thúc: trả lại chìa khóa, thẻ ra vào, máy móc của tòa nhà, hồ sơ checklist và báo cáo.

Lỗi hay gặp khi ký hợp đồng dịch vụ vệ sinh

Những lỗi khi ký hợp đồng vệ sinh tòa nhà dưới đây xuất hiện ở cả hợp đồng mới lẫn hợp đồng gia hạn. Phần lớn đều có thể tránh bằng một buổi khảo sát kỹ trước khi ký.

• Ký theo báo giá chưa khảo sát: định biên ước theo diện tích, sau vài tuần mới phát hiện thiếu người ở giờ cao điểm.
• Chỉ ghi số người, không ghi khối lượng việc: đủ quân số nhưng không có căn cứ đánh giá chất lượng.
• Dùng cụm từ chung chung: “sạch sẽ, gọn gàng” thay cho checklist và tiêu chí nghiệm thu.
• Không có danh sách loại trừ: kính ngoài, trần cao, hố ga bị hiểu là nằm trong phạm vi.
• Gộp vật tư tiêu hao mà không có cơ chế đối chiếu: dễ phát sinh tranh cãi khi lượng dùng tăng vào mùa đông khách.
• Phạt nặng nhưng không có bước khắc phục: đơn vị vệ sinh có xu hướng tranh luận biên bản thay vì sửa lỗi.
• Quên điều khoản bàn giao khi chấm dứt: tòa nhà bị hụt người trong giai đoạn chuyển đổi đơn vị.

Chuẩn bị gì trước khi đàm phán hợp đồng vệ sinh tòa nhà?

BQL nên có sẵn sơ đồ mặt bằng, danh sách khu vực trong và ngoài phạm vi, giờ vận hành, số lượng nhà vệ sinh công cộng và các vấn đề đang gặp với đội hiện tại. Với những dữ liệu này, các đơn vị chào giá trên cùng một cơ sở và BQL so sánh được. Đơn vị vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001 thường có sẵn biểu mẫu checklist, biên bản kiểm tra và báo cáo định kỳ. BQL có thể yêu cầu xem các mẫu này trước khi ký để đưa thẳng vào phụ lục. Tham khảo đơn giá các hạng mục tại trang báo giá vệ sinh tòa nhà để ước ngân sách trước khi mời chào giá. Lưu ý: bài viết chia sẻ kinh nghiệm vận hành, không phải tư vấn pháp lý. Nội dung pháp lý của hợp đồng như hiệu lực, giải quyết tranh chấp, nghĩa vụ thuế nên được bộ phận pháp chế hoặc luật sư của bên thuê rà soát.

Chuẩn bị trước khi ký hợp đồng vệ sinh tòa nhà

Một hợp đồng vệ sinh tòa nhà tốt không cần dài, nhưng phải đo được: phạm vi rõ, tần suất rõ, SLA có nguồn dữ liệu và cơ chế khắc phục trước khi phạt. Nano Clean có thể khảo sát tòa nhà và đề xuất phụ lục phạm vi, checklist, SLA làm cơ sở đàm phán. Liên hệ 0927 770 770 để đặt lịch khảo sát hợp đồng vệ sinh tòa nhà.