Quản lý vệ sinh tòa nhà: 8 việc ban quản lý cần nắm

Đội vệ sinh làm sạch, còn ban quản lý (BQL) quyết định đội đó làm sạch cái gì, lúc nào và đạt đến mức nào. Quản lý vệ sinh tòa nhà vì thế là một phần của vận hành, giống như quản lý kỹ thuật hay an ninh: có kế hoạch, có chỉ số, có hồ sơ và có người chịu trách nhiệm. Bài viết này trình bày 8 việc BQL cần nắm, dù tòa nhà dùng đội nội bộ hay thuê đơn vị bên ngoài. Bài viết đứng ở góc nhìn của BQL, tức bên đặt yêu cầu và nghiệm thu, không phải bên trực tiếp cầm dụng cụ. Nếu tòa nhà đang tìm đơn vị nhận trọn phần vệ sinh khu vực chung, xem mô hình nhân sự và phạm vi tại trang dịch vụ vệ sinh tòa nhà.

Chia tuyến: việc đầu tiên khi quản lý vệ sinh tòa nhà

Việc đầu tiên là trả lời câu hỏi “khu này của ai”. Toàn bộ khu vực chung được chia thành tuyến trên sơ đồ mặt bằng: sảnh, khối tầng, thang máy và thang bộ, hầm xe, khu rác, ngoại vi. Mỗi tuyến có một người phụ trách chính trong từng ca. Tuyến nên vẽ theo đường đi thực tế chứ không chỉ theo diện tích. Hai khối tầng cùng diện tích nhưng một khối có phòng khám hoặc trung tâm đào tạo sẽ cần nhiều vòng kiểm tra nhà vệ sinh hơn.

Lập lịch ca theo nhịp vận hành

Trong quản lý vệ sinh tòa nhà, lịch ca phải bám theo nhịp sử dụng của tòa nhà, không theo giờ hành chính mặc định. Sảnh và thang máy cần sạch trước giờ khách đến, nhà vệ sinh chịu tải nhiều nhất sau giờ trưa, khu rác cần gom trước giờ xe thu gom.

• Việc cần không gian trống: chà sàn bằng máy, làm sạch hầm, lau kính sảnh nên xếp vào sáng sớm, tối muộn hoặc cuối tuần.
• Việc theo vòng: nhà vệ sinh, cabin thang máy, sảnh được xếp vòng cố định trong suốt ca.
• Giao ca: nếu có hai ca, nên có khoảng thời gian trùng để bàn giao tình trạng và sự cố đang xử lý.

Checklist vệ sinh tòa nhà theo khu vực và tần suất

Checklist là công cụ để biến kỳ vọng của BQL thành việc cụ thể. Một checklist tốt ghi rõ hạng mục, tần suất và tiêu chí đạt, đủ ngắn để người làm dùng được ngay tại khu vực.

Khu vực	Theo vòng trong ngày	Hằng tuần	Hằng tháng hoặc định kỳ
Sảnh, lễ tân	Lau sàn, kính cửa, tay nắm, thùng rác	Lau chân tường, chậu cây, bảng chỉ dẫn	Chà sàn bằng máy, làm sạch đèn và miệng gió thấp
Thang máy	Lau vách cabin, nút bấm, cửa tầng	Làm sạch ray cửa phần tiếp cận được	Lau sâu vách inox, đá ốp cabin
Nhà vệ sinh công cộng	Lau sàn, bồn, gương, bổ sung giấy và xà phòng	Tẩy cặn nhẹ trên vòi, lavabo	Xử lý ron gạch, cặn vôi, quạt hút
Hành lang, thang bộ	Quét lau sàn, gom rác	Lau tay vịn, cửa ngăn cháy, công tắc	Lau bình chữa cháy, hộp PCCC bên ngoài
Hầm xe	Nhặt rác, xử lý vết dầu mới	Quét toàn bộ hầm, rãnh thoát nước	Chà sàn hầm bằng máy

Mỗi checklist vệ sinh tòa nhà nên được treo tại khu vực và ký theo lượt. Các hạng mục trên cao, cần giàn giáo hoặc máy lớn thì không đưa vào checklist hằng ngày mà gom thành đợt tổng vệ sinh tòa nhà theo năm hoặc trước các mốc quan trọng.

Giám sát vệ sinh tòa nhà bằng kiểm tra chéo

Một checklist có chữ ký chưa chắc phản ánh đúng thực tế. Giám sát vệ sinh tòa nhà hiệu quả cần nhiều lớp kiểm tra, mỗi lớp nhìn ở một tần suất khác nhau.

• Tự kiểm tra: người làm ký checklist sau mỗi lượt, tổ trưởng kiểm tra ngẫu nhiên trong ca.
• Kiểm tra của đơn vị vệ sinh: giám sát đến tòa nhà định kỳ, chấm điểm theo cùng checklist với BQL.
• Kiểm tra của BQL: đi tuyến không báo trước, ưu tiên khung giờ cao điểm và các khu hay bị phản ánh.
• Kiểm tra chung: định kỳ BQL và giám sát cùng đi một vòng, thống nhất các điểm chưa đạt và thời hạn khắc phục.

Khi kiểm tra, nên nhìn những chỗ dễ bỏ sót: nóc cabin thang máy, chân bồn cầu, góc chiếu nghỉ thang bộ, sàn dưới ánh sáng xiên. Kết quả ghi theo khu vực, không ghi chung “tòa nhà đạt”.

Chỉ số đo trong quản lý vệ sinh tòa nhà

Thiếu chỉ số, quản lý vệ sinh tòa nhà dễ thành quản lý theo cảm nhận, và cuộc họp đánh giá nào cũng xoay quanh chuyện ai đúng ai sai. Các chỉ số dưới đây dễ thu thập và đủ để BQL theo dõi xu hướng theo tháng.

• Tỷ lệ đạt checklist: số mục đạt trên tổng số mục kiểm tra, tách theo khu vực.
• Số phản ánh và phản ánh lặp lại: cùng một lỗi ở cùng khu vực trong một tháng cho thấy vấn đề về tuyến hoặc định biên.
• Thời gian xử lý phản ánh: từ lúc ghi nhận đến lúc xác nhận xong.
• Tỷ lệ đủ quân số: số công thực tế so với số công theo hợp đồng.
• Mức dùng vật tư tiêu hao: giấy, xà phòng, túi rác theo tháng, đối chiếu với lưu lượng người.

Các chỉ số này nên được đưa vào hợp đồng dưới dạng cam kết mức dịch vụ. Cách viết điều khoản và cơ chế khắc phục có trong bài hợp đồng vệ sinh tòa nhà.

Quản lý vệ sinh tòa nhà qua phản ánh của cư dân, khách thuê

Phản ánh là nguồn dữ liệu quý nếu được ghi nhận có hệ thống. Vấn đề thường không nằm ở việc xử lý một phản ánh, mà ở chỗ phản ánh không được ghi lại nên lỗi cứ lặp lại.

• Một kênh tiếp nhận: mọi phản ánh về lễ tân hoặc kênh của BQL, không gọi thẳng cho nhân viên vệ sinh.
• Ghi nhận đủ thông tin: khu vực, thời điểm, nội dung, ảnh nếu có.
• Chuyển cho tổ trưởng: xử lý trong thời hạn đã thống nhất, chụp ảnh sau khi xong.
• Phản hồi người phản ánh: một tin nhắn ngắn xác nhận đã xử lý giúp giảm phản ánh lặp.
• Phân tích theo tháng: khu nào nhiều phản ánh nhất, vào khung giờ nào, để điều chỉnh tuyến hoặc lịch.

Quản lý hóa chất và vật tư

Trong quản lý vệ sinh tòa nhà, hóa chất dùng sai là nguyên nhân phổ biến làm hỏng bề mặt đắt tiền như sàn đá marble hay inox. Vật tư tiêu hao không kiểm soát thì chi phí tăng mà không ai giải thích được.

• Danh mục hóa chất theo bề mặt: mỗi loại sàn, vật liệu có hóa chất được duyệt, các loại cấm dùng được ghi rõ.
• Nhãn và phiếu an toàn: hóa chất pha sẵn phải có nhãn, phiếu an toàn hóa chất lưu tại kho.
• Kho riêng có khóa: không để hóa chất ở khu vực công cộng hay trong nhà vệ sinh.
• Định mức vật tư: lập định mức theo tháng, đối chiếu số xuất kho với số thực dùng.

Phối hợp với các nhà thầu khác

Tòa nhà có nhiều nhà thầu cùng làm việc, và ranh giới giữa các bên cần được BQL vạch rõ. Nếu không, có những việc hai bên cùng nghĩ là của bên kia.

• Bảo trì thang máy: đội vệ sinh làm sạch vách cabin, cửa tầng, phần ray tiếp cận được. Hố thang, nóc cabin, phần kỹ thuật do đơn vị bảo trì thang phụ trách.
• Phòng cháy chữa cháy: đội vệ sinh lau bên ngoài bình chữa cháy và hộp PCCC, không mở, di chuyển hay làm vướng lối thoát hiểm.
• Kỹ thuật điện, nước, điều hòa: đội vệ sinh không chạm vào tủ điện, thiết bị đang chạy. Mùi hôi từ đường ống được báo cho bộ phận kỹ thuật.
• Kiểm soát côn trùng: do đơn vị chuyên trách thực hiện, đội vệ sinh giữ khu rác sạch và báo khi phát hiện dấu hiệu.

Một lịch phối hợp chung giúp tránh chồng chéo, ví dụ không chà sàn sảnh đúng lúc đơn vị PCCC kiểm tra hệ thống. Đơn vị vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001 thường có sẵn biểu mẫu kế hoạch, kiểm tra và báo cáo, giúp BQL ghép vào hồ sơ vận hành chung.

Bắt đầu chuẩn hóa quản lý vệ sinh tòa nhà

Quản lý vệ sinh tòa nhà hiệu quả dựa trên tám việc: tuyến rõ, lịch ca theo nhịp vận hành, checklist theo tần suất, kiểm tra chéo, chỉ số đo, xử lý phản ánh có hồ sơ, kiểm soát hóa chất vật tư và ranh giới rõ với nhà thầu khác. Nano Clean có thể khảo sát tòa nhà và đề xuất bộ tuyến, checklist và chỉ số phù hợp. Gọi 0927 770 770 để trao đổi về quản lý vệ sinh tòa nhà của bạn.