Được ứng dụng lần đầu trong hệ thống sản xuất Toyota vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Quy trình 5S ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Bộ quy tắc này được dùng trên nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Nó giúp tăng năng suất làm việc, tăng sự hợp tác và sự đồng thuận trong các mối quan hệ tại môi trường làm việc.

Quy trình 5S được tổng hợp bằng 5 từ bắt đầu bằng chữ “S” trong tiếng Nhật, bao gồm:

• 整理 (Seiri) – Sort – Sàng lọc và loại bỏ các loại vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc.
• 整頓 (Seiton) – Set in order – Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và tiện lợi.
• 清掃 (Seiso) – Shine – Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc.
• 清潔 (Seiketsu) – Standardize – Có ý thức săn sóc, giữ gìn vệ sinh văn phòng sạch đẹp.
• 躾 (Shitsuke) – Sustain – Sẵn sàng rèn luyện, tạo thói quen tốt để hình thành môi trường làm việc lý tưởng.

Thực hành quy trình 5S trong vệ sinh văn phòng là giải pháp tối ưu giúp giảm chi phí và thời gian khi huy động nhân lực làm sạch cũng như các công đoạn dọn dẹp. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức, sắp xếp các công cụ, vật dụng ở văn phòng được đặt ở những vị trí thuận tiện và phù hợp. Dưới đây là những lợi ích chính khi bạn áp dụng quy trình 5S:

2.1. Ít lãng phí không gian

Bằng việc loại bỏ những đồ dùng vệ sinh không cần thiết, bạn sẽ có không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc giúp giảm các chi phí lưu kho cho các vật dụng, tài nguyên đã lỗi thời.

2.2. Quản lý thời gian tốt hơn

Khi loại bỏ các vật dụng vô ích và sắp xếp các dụng cụ theo đúng vị trí, tình trạng đồ đạc lộn xộn sẽ được giải quyết. Thời gian để vận chuyển, tìm kiếm hoặc thay thế các trang thiết bị cần thiết sẽ được rút ngắn. Thay vào đó, nhân viên sẽ tập trung vào làm việc, nâng cao hiệu quả công cuộc dọn dẹp.

2.3. Nâng cao độ an toàn trong lao động

Việc thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp đồ vật ngăn nắp sẽ góp phần làm giảm nguy cơ tai nạn khi di chuyển cũng như tìm đồ.

2.4. Cải thiện chất lượng và kéo dài tuổi thọ sử dụng cho các trang thiết bị

Khi áp dụng quy trình 5S, các loại thiết bị máy móc tại văn phòng sẽ luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện kịp thời những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nâng cao hiệu suất và kéo dài tuổi thọ máy móc.

2.5. Nâng cao tinh thần đoàn kết và trách nhiệm ở nhân viên

Vận dụng quy trình 5S trong công cuộc vệ sinh văn phòng sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Với môi trường làm việc kỷ luật, sạch đẹp, gọn gàng. Không gian làm việc sẽ trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết.

3.1. Sàng lọc (Seiri)

Ở bước đầu tiên này, nhân viên cần phải dọn dẹp khu vực làm việc của mình, quan sát kỹ lưỡng để phân loại các đồ dùng, dụng cụ theo mục đích sử dụng cũng như mức độ liên quan đến công việc. Để tránh sự sai sót, bạn nên liệt kê ra giấy các loại đồ vật theo từng mức độ thường xuyên sử dụng, cần thiết hay ít dùng đến hoặc hết giá trị sử dụng rồi sau đó mới tiến hành phân loại. Bạn nên lưu ý không giữ những vật dụng mà chúng ta không cần đến.

3.2. Sắp xếp (Seiton)

Sau khi sàng lọc, phân loại, bước tiếp theo của quy trình là sắp xếp, bố trí mọi thứ vào đúng chỗ theo tần suất sử dụng. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những đồ dùng ít sử dụng có thể đặt ở vị trí xa, ít được nhìn thấy hơn. Hoặc bạn có thể phân loại và sắp xếp đồ vật theo màu sắc. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ ghi nhớ khu vực lưu trữ dụng cụ từ đó tiết kiệm thời gian di chuyển, tìm kiếm, không làm phân tán sự tập trung.

3.3. Sạch sẽ (Seiso)

Bạn cần lên kế hoạch xử lý, dọn dẹp sạch sẽ văn phòng hàng ngày, hàng tuần một cách liên tục, thường xuyên để duy trì môi trường làm việc gọn gàng. Khi khu vực làm việc sạch đẹp, ngăn nắp, tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên cũng sẽ được nâng cao. Sự sạch sẽ là điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc.

3.4. Săn sóc (Seiketsu)

Khi đã làm được 3 bước trên, bước kế tiếp cần thực hiện là duy trì, giữ gìn không gian sạch sẽ, ngăn nắp. Đây là bước cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ quy trình vệ sinh văn phòng theo chuẩn 5S. Bạn cần hệ thống hóa các hoạt động này thành các thói quen chung bằng cách lên thời gian biểu công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể. Một lịch trình được niêm yết rõ ràng sẽ giúp cho nhân viên nắm rõ công việc cần làm, tần suất dọn dẹp nhất định. Sau một thời gian lặp lại quy trình này thường xuyên, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ và diễn ra một cách tự động hóa.

3.5. Sẵn sàng (Shitsuke)

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên làm việc tại văn phòng. Mọi người phải liên tục duy trì các bước trước đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Sẵn sàng là bước biến quy trình 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành nét văn hóa ở môi trường công sở của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần tiến hành việc đào tạo và tự nâng cao kiến thức để biến việc vệ sinh văn phòng, khu vực nơi làm việc trở nên thú vị hơn. Sau một thời gian áp dụng quy trình 5S, bạn sẽ nhận lại được những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.